ทำไมต้องมี MIS
คำจำกัดความอย่างกว้างขวางที่เป็น สาระ ที่สำคัญของ MIS คือ ระบบการประมวลข้อสนเทศ ( Information Processing ) หมายความถึง
การนำข้อมูลมา ประมวลผล เพื่อให้ได้ ข้อสนเทศ โดยออกแบบชัดเจน ถึง แหล่งข้อมูล วิธีการ และ ระยะเวลา ที่จะนำข้อมูล มาดำเนินกระบวนการ เปลี่ยนสภาพ ข้อมูล เป็น ข้อสนเทศ เพื่อประโยชน์ต่อการ ตัดสินใจ ในการบริหารงานขององค์กร อย่างทันการ
การตัดสินใจบางระดับ อาจอยู่ในกรอบกฎเกณฑ์ที่ระบุไว้แล้วค่อนข้างแน่ชัด ตามสถานการณ์ต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ที่เรียกว่า “Programmed Decision”
การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ไม่มีการกำหนดแนวทางไว้ล่วงหน้า
ผู้บริหารที่มีระดับยิ่งสูง ยิ่งมีภาระในการตัดสินใจมากขึ้น
ผลการตัดสินใจ สะท้อนโดยตรงต่อความสำเร็จของหน่วยงานนั้น ๆ
ดังนั้น ข้อมูลจึงเป็นพื้นฐานสำคัญ ที่จะชี้ความถูกต้องของการตัดสินใจ ที่ทำให้งานบรรลุผลสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency) และ ประสิทธิผล
